Assemblee societarie in audio-video conferenza durante e post emergenza Covid-19

[vc_row css=”.vc_custom_1615905001907{padding: 7% !important;}”][vc_column][vc_column_text]a cura del team Corporate IOOS

Andrea Girardi
Marco Mantini
Michele Brunetta
Alessia Monda

L’art. 106 del D.L. 17 marzo 2020, n. 18 ha introdotto la possibilità di svolgimento delle assemblee, ordinarie e straordinarie, di società di capitali, società cooperative e mutue assicuratrici, tramite full audio-video conference anche qualora il relativo statuto non prevedesse espressamente tale modalità di celebrazione assembleare.
La previsione è chiaramente finalizzata ad evitare il rischio di assembramenti ed a contenere, pertanto, la diffusione del virus Covid-19. Alle società destinatarie del provvedimento viene, dunque, riconosciuta la possibilità di richiedere a tutti i soggetti legittimati a prendere parte all’assemblea di parteciparvi esclusivamente a mezzo collegamento da remoto.
Per fare ciò, tuttavia, è necessario che la speciale modalità di partecipazione venga comunicata agli interessati, in modo esplicito, già all’interno dell’avviso di convocazione.
La citata disposizione, inoltre, ha stabilito espressamente – fintantoché sarà in vigore lo stato di emergenza (nel momento in cui si scrive, le misure in tema di assemblea integralmente svolta mediante mezzi di telecomunicazione risultano essere state prorogate alle assemblee convocate entro la data del 31 luglio 2021) – che per le assemblee celebrate in modalità full audio-video conference non sussiste l’obbligo per presidente, segretario o notaio di trovarsi fisicamente nel medesimo luogo, anche in deroga ad eventuali previsioni statutarie difformi.
Nessuna norma ordinaria, invero, richiede la presenza di segretario o di presidente nel luogo di convocazione, ma la prassi consolidata è da tempo orientata nel senso di introdurre simili clausole statutarie, richiedendosi la presenza fisica del presidente e del segretario nel luogo di convocazione, al fine di garantire la fedele verbalizzazione delle attività svolte in assemblea.
Durante il periodo emergenziale, in ipotesi di assemblee convocate in modalità full audio-video conference, per alcuni Autori (A. Busani) nemmeno al segretario potrebbe essere richiesto di presenziare nel “luogo di convocazione” poiché una sede fisica di svolgimento dell’assemblea, banalmente, non c’è. Di contrario avviso la Massima n.187 del Consiglio Notarile di Milano la quale propende per la necessaria presenza almeno del segretario in un “luogo di convocazione” fisicamente inteso, nel quale egli possa compiere tutti i propri accertamenti. Merita evidenziarsi poi come l’art. 2375 del c.c., in tema di verbalizzazione delle deliberazioni assembleari di S.p.A., ove si richiede che il verbale venga sottoscritto senza ritardo dal presidente e dal segretario (o dal notaio), sia stato tradizionalmente interpretato nel senso di richiederne la sottoscrizione di entrambi i soggetti per consentire un duplice controllo della corrispondenza tra quanto avvenuto in sede assembleare e quanto verbalizzato.
I primi commentatori della normativa emergenziale hanno ritenuto che la sottoscrizione del verbale, da parte di entrambi i soggetti, sia stata implicitamente derogata dal D.L. 18/2020, posto che tale compresenza risulterebbe attualmente problematica in ragione delle vigenti limitazioni agli spostamenti ed ai contatti fisici. Si registra, per contro, la posizione assunta dalla Massima n. 187 del Consiglio Notarile di Milano ove, pur ritenendosi legittimo lo svolgimento della riunione con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, si richiede comunque la sottoscrizione di presidente e segretario in quanto attività funzionale alla concertazione di un testo condiviso del verbale assembleare.
Alcuni commentatori si sono domandati, inoltre, se l’apertura alla celebrazione delle assemblee integralmente svolte mediante mezzi di telecomunicazione, e relative conseguenze sopra illustrare, possa costituire disciplina applicabile in via generale una volta venuta meno la situazione di emergenza sanitaria e se sarà possibile, quindi, impiegare le soluzioni operative sopra illustrate anche in futuro. Nonostante siano indubbi gli utili risvolti pratici a cui l’intervento legislativo in commento ha condotto, è doveroso evidenziarsi come l’art. 106 D.L. 17 marzo 2020 n. 18 costituisca disciplina speciale e temporanea, non suscettibile di estensione analogica, la quale non contiene l’esplicitazione di un principio generale invalso nell’ordinamento.
Al netto di un nuovo intervento sistematico da parte del legislatore, che allo stato non è possibile prevedere, nel momento in cui verrà meno la disciplina emergenziale dovranno necessariamente tornare a trovare applicazione le norme ordinarie. Con il “ri-espandersi” del regime ordinario, che consente l’assemblea in full audio-video conference esclusivamente qualora tale modalità di celebrazione sia prevista dallo statuto, un’interpretazione sistematica e prudenziale non può che condurre a confermare la necessità della presenza fisica contestuale di presidente e segretario (o notaio) nel luogo di convocazione e della obbligatoria sottoscrizione del verbale da parte di entrambi.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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